Voici dans cet article, 7 bonnes raisons de ne pas faire d’Excel son gestionnaire de bases de données.
Parfois, il est même utilisé pour l’analyse de données. Cependant, dans bien des cas, les besoins des entreprises en fonctionnalités s’accroissent et Excel expose ses limites auxquelles il faut faire face. Le tableur peut s’avérer être un excellent outil de calcul numérique ou de représentation graphique d’informations. 

01.

Défaillance d’Excel face à un nombre important de données

Excel se montre assez limité lorsqu’il fait face à un grand nombre de données. Cette limitation commence au niveau du nombre d’enregistrements que le logiciel est en mesure de gérer par feuille. Les versions les plus récentes d’Excel ne peuvent contenir que 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. Pour une utilisation personnelle ou dans le cadre de données simples, cela est gérable. Mais pour une entreprise qui compile au fil des exercices un nombre accru de données, cela n’est tout simplement pas possible. Une solution consiste bien sûr à répartir les données sur plusieurs feuilles de calcul. Mais niveau organisation, cela confère un risque d’erreur assez important.

Face à un grand nombre de données, le second risque qu’encourt l’utilisation d’Excel comme base de données est lié à la quantité de mémoire vive que peut fournir votre système d’exploitation. Une fois que ce dernier n’est plus en mesure de proposer suffisamment de mémoire vive, votre tableur s’expose à des risques de plantage, perte de données, corruption de fichiers. Ce qui fait encourir des risques élevés à votre entreprise.

02.

Une base de données en difficulté Face à des flux et processus complexes

Le logiciel de Microsoft est adapté pour la gestion de flux de travail linéaires. Pour améliorer votre efficacité organisationnelle, votre flux de travail va impliquer la saisie et le traitement d’informations provenant de différents systèmes et ressources. Si Excel est à l’aise avec des workflows dont la contribution de processus est assez directe, ce n’est pas le cas lorsqu’il doit traiter des informations connexes. Votre volonté d’automatiser les flux pour éviter les erreurs humaines se heurtera aux limites d’Excel. Pire, il pourrait être à l’origine d’erreurs que vous pourriez ne pas apercevoir.

Excel face à des flux et processus complexe

03.
DES LIMITES DANS LE Travail

collaboratif SUR VOS DONNÉES

L’une des limites les plus flagrantes d’Excel concerne le travail collaboratif. À l’heure du web sémantique, le collaboratif est devenu une nécessité pour toute entreprise qui souhaite connaître la croissance. Le logiciel fait montre de limites pouvant générer de multiples erreurs lorsque vous activez la modification multi-utilisateur. Même en classeur partagé et en stockant le fichier sur un serveur partagé, le logiciel est susceptible d’effacer le travail des autres collaborateurs. Éditer le fichier d’origine en dehors de l’ordinateur source est encore plus complexe. Le partage par e-mail est fastidieux, les copies de fichiers se succèdent et vos collaborateurs ne savent plus sur lequel travailler. S’ensuit une véritable cacophonie qu’il devient impossible de gérer. Dans le cadre du travail collaboratif, il est sans doute temps d’explorer d’autres pistes pour la gestion de vos bases de données.

04.

PAS DE PERSONNALISATION AVANCÉE
DE VOTRE BASE DE DONNÉES

Excel est un excellent outil pour qui en a une utilisation sommaire. Face à des tâches complexes et un besoin de personnalisation accrue, ce n’est sans doute pas l’outil numérique qui convient. Une fois que vous avez besoin de personnaliser votre outil pour qu’il s’adapte aux besoins de votre entreprise, cela devient compliqué. Il y a certes les macros. Mais c’est bien connu, elles présentent d’énormes risques en matière de sécurité. De plus, une personnalisation avancée nécessiterait avec Excel beaucoup plus de travail et donc d’importants moyens financiers à allouer. Une solution de remplacement serait plus adaptée.

05.

Corruption et compromission de données

Les méthodes de validation des entrées fournies par Excel montrent très rapidement leurs limites. Par exemple, en cas d’insuffisance de mémoire vive, les données enregistrées peuvent tout simplement être ignorées par Excel. Le travail sauvegardé peut ne pas être pris en compte. Vous vous retrouvez alors avec une base de données ne correspondant pas aux valeurs exactes des entités insérées. Ces méthodes de validation sont en outre propices à diverses erreurs humaines.

06.

Avoir recours à des tâches fastidieuses

Ce logiciel de traitement de feuilles de calcul est inadapté aux tâches complexes. Excel est un outil destiné à une utilisation simple. Avec Excel, vous ne disposez pas d’un outil capable de stocker des informations pour une utilisation ultérieure. Ainsi, le logiciel ne dispose pas de modules adéquats destinés à l’automatisation des tâches. Ce qui rend son utilisation sujette au recours à des tâches fastidieuses et répétitives. L’acquisition d’une solution informatique est pourtant destinée à soulager la charge de travail des ressources humaines.

CONCLUSION

Vous en savez maintenant plus sur les limites de l’utilisation d’Excel comme système de gestion de base de données.
Si vous disposez d’une solution peu efficace sur le plan du traitement de données complexes, du travail collaboratif et de la sécurité, peut-être est-il temps d’envisager le recours à une alternative : LE PIM ou gestionnaire de l’information produit. Nous vous proposons un article sur les 5 bonnes raisons d’intégrer un PIM a son fonctionnement